Comment améliorer la productivité en milieu de travail

On a l'impression qu'il ne se passe pas une semaine sans qu'une nouvelle histoire ne se passe sur une crise ou un plateau de productivité pour de nombreuses organisations. Depuis la crise financière mondiale de 2008, il y a eu un ralentissement quasi universel. Dans les économies avancées, la croissance de la productivité est tombée à moins de 1% par année entre 2012 et 2022.

Et ce, malgré l'afflux de systèmes et d'outils simplifiés.

Pourquoi nous devons nous attaquer à la crise de la productivité

La productivité élevée est l'un des deux principaux moteurs de la croissance des entreprises et de l'économie. L'autre est l'augmentation du nombre de personnes qui travaillent. Le vieillissement de la population offre des possibilités pour un nombre accru d'employés. Mais l'importance que les organisations accordent à l'amélioration de la productivité demeure.

De plus, l'incertitude économique continue d'exiger des extrants plus élevés avec moins de ressources. Des budgets serrés et des objectifs ambitieux exigent des niveaux de prestation plus élevés.

Et, dans de nombreux cas, les technologies d'intelligence artificielle (IA) n'ont pas été la solution miracle espérée par les organisations. Alors que les récents investissements dans la technologie commencent à se concrétiser, les entreprises cherchent les meilleures façons d'exploiter leurs investissements pour la croissance.

Comment améliorer la productivité de l'entreprise

La meilleure façon d'améliorer la productivité de l'entreprise n'est pas toujours de tirer le meilleur parti des processus existants. Il y a plus en jeu ici, y compris des facteurs organisationnels et humains. À ce titre, de nombreuses entreprises doivent recentrer leur attention et apprendre à améliorer la productivité en milieu de travail.

Voici sept excellentes façons d'améliorer la productivité de l'entreprise.

1. Cibler ce qui compte: redéfinir la façon dont vous mesurez la productivité

Demandez-vous si la vitesse équivaut vraiment à la productivité. Dans un paysage où la qualité est de plus en plus importante que la quantité, il est temps de tenir compte des mesures que nous mesurons.

L'entreprise mondiale d'apprentissage Pearson a vu ses niveaux de productivité s'améliorer. Le directeur principal des ressources humaines, Kevin Lyons, attribue ce succès à un changement clair. L'entreprise s'éloigne de l'objectif traditionnel de la production à l'heure. Pearson se concentre plutôt sur la qualité du service à la clientèle comme moteur de productivité.

“Se mesurer à la qualité du service à la clientèle vous permet de rester agile, de revoir vos processus et votre culture. Par conséquent, vous êtes moins susceptible de tomber dans une productivité plus faible,” explique Lyons.

L'examen des processus et l'établissement de liens avec les résultats ont amené Pearson à externaliser un certain nombre d'activités. Un exemple est l'impartition à l'étranger du service d'assistance pour les 30 000 associés en évaluation que Pearson emploie chaque année. Le soutien de première ligne s'est considérablement amélioré, avec 90% des appels résolus à la première étape. L'entreprise est également en mesure de mieux gérer les pics de demande pour le service.

2. Réorganiser les processus: identifier les tactiques chronophages

L'impartition est une façon de réorganiser les processus pour augmenter la productivité. Mais le géant pharmaceutique Pfizer a essayé une autre voie. Lorsqu' Albert Bourla s'est joint au poste de PDG en 2019, il a chargé les gestionnaires de trouver un moyen de simplifier les processus. Il s'est également penché sur la rationalisation des structures et de la gouvernance. Bourla voulait responsabiliser les employés et accélérer la prise de décisions.

Une équipe de direction a demandé à ses collègues quels processus prenaient du temps et de l'énergie. Les réunions et les courriels sont devenus les plus grandes ponctions sur la productivité. Pfizer a engagé une équipe de bénévoles pour trouver des solutions pratiques et rapidement réalisables.

Le partenaire commercial RH de Pfizer en Russie a commenté:

“Les changements ont contribué à libérer notre capacité de croissance et à libérer notre temps pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir de la valeur aux patients et aux personnes qui ont besoin de nous.”

3. Révisez les rôles et les responsabilités: mettez en évidence vos joueurs les plus précieux

Une étude de Bain & Company révèle des liens convaincants entre la gestion des talents et la productivité. Les meilleures entreprises sont plus de 25% plus productives que les autres, grâce à la façon dont elles gèrent leurs meilleurs talents. Ce succès comprend les rôles et les responsabilités qu'ils attribuent aux employés les plus performants.

La première étape consiste à identifier et à suivre les progrès des talents vedettes. Ensuite, vous réunissez des équipes d'étoiles et les mettez sur des initiatives essentielles. Cette approche élimine les obstacles au travail d'équipe et contrôle les egos.

Rupert Morrison, PDG de Concentra Analytics, explique:

“La plupart des grandes entreprises n'en savent pas assez sur leurs employés ou sur ce qu'ils font. Pour les organisations qui investissent dans leur avenir, obtenir de meilleures informations sur les gens et ce sur quoi ils travaillent améliore la productivité. Cela permet de s'assurer que les bonnes personnes sont au bon endroit au bon moment.”

4. Offrir des opportunités de grande valeur: investir dans le perfectionnement professionnel

Il est important de motiver et de récompenser les employés qui s'attaquent à la crise de productivité en votre nom. Les membres de l'équipe à long terme seront plus productifs s'ils se sentent valorisés. L'engagement des employés et le soutien personnalisé mènent à des niveaux de productivité accrus et à un travail de haute qualité à tous les niveaux.

Les gourous américains de la gestion, Marcus Buckingham et Donald Clifton, soulignent ce point dans leur livre: Now, Discover Your Strengths. Les auteurs encouragent les gestionnaires à identifier les forces des employés, plutôt que leurs faiblesses. Cette approche positive réduit le roulement du personnel, remonte le moral et améliore la performance de l'entreprise.

Lyons exhorte les organisations à trouver un équilibre entre la gestion du rendement et le développement des personnes. Pour améliorer indirectement la productivité dans votre environnement de travail, investissez dans des domaines tels que: 

• L'apprentissage et le perfectionnement.
• La diversité et l'inclusion.
• Bien-être et mentorat.

Par conséquent, les employés sont moins susceptibles de vivre l'insécurité d'emploi que peuvent parfois entraîner les initiatives de gain de productivité.

5. Identifier les besoins en main-d'œuvre: offrir des solutions flexibles pour retenir les meilleurs talents

L'examen des besoins personnels des employés peut également aider. Juliet Turnbull est fondatrice et PDG de 2to3days. Cette entreprise en démarrage se concentre sur la promotion de l'égalité des femmes en milieu de travail grâce au travail flexible.

Turnbull affirme que les entreprises doivent être prêtes à s'adapter pour accommoder les travailleurs flexibles. Ces organisations sont plus susceptibles d'avoir des travailleurs heureux, productifs et loyaux. Cette approche réduit les coûts de recrutement.

Des ajustements simples, comme le travail à domicile, peuvent aider à retenir les employés à long terme. En retenant les travailleurs talentueux, les organisations peuvent éviter la perte de productivité grâce à de longs processus d'embauche.

La directrice du LEP, Lorna Carver explique: “Nous ne disons pas que la méthodologie économique autour de la productivité va disparaître – la productivité est toujours une question de valeur. Mais comment équilibrer cela avec des choses importantes pour les gens comme la santé, le bien-être, la valeur sociale et le capital culturel?”

6. Utiliser la technologie: rechercher de nouveaux outils et compétences pour rationaliser les processus

L'automatisation est un excellent moyen de rationaliser les processus banals et d'augmenter la qualité avec des résultats sans erreur. Les intégrations technologiques peuvent augmenter la productivité presque immédiatement. Par exemple, les chatbots sophistiqués peuvent fournir un soutien de première ligne en une fraction du temps nécessaire pour une intervention manuelle. Cependant, ces gains d'efficacité ne sont accessibles que si vous mettez en œuvre la technologie efficacement.

Les coûts d'investissement élevés pour les technologies automatisées ont rebuté de nombreuses organisations. Mais le plus grand risque de cette approche est en fait lié au manque de compétences pertinentes. Pour améliorer la productivité de l'entreprise à long terme, vous devez investir dans des travailleurs qualifiés pour soutenir et maintenir votre technologie.

Les organisations qui cherchent à utiliser de nouvelles technologies doivent suivre un processus strict pour décider quoi automatiser.

1. Examiner l'activité et les processus existants.
2. Repenser votre approche actuelle, si vous le pouvez.
3. Pensez ensuite à automatiser votre processus.

Chez Pfizer, l'automatisation fait partie d'une transition pour devenir une entreprise en croissance. L'entreprise a automatisé les processus RH via Workday HRMS. Mais comment les entreprises peuvent-elles faire face à l'effet troublant de l'automatisation sur les employés?

“Vous devez donner aux collègues le temps de s'adapter aux nouvelles technologies et d'en voir les avantages. Une fois qu'ils auront compris les gains, ils l'utiliseront efficacement. Plus votre solution technologique est simple et intuitive, mieux c'est.” - Novoderezhkina, Pfizer.

7. Accélérez votre processus d'embauche: demandez de l'aide pour accélérer le recrutement

Le recrutement de nouveaux employés peut être coûteux et prendre du temps. La réduction du temps d'embauche peut minimiser les temps d'arrêt causés par les lacunes en matière de ressources. Et l'amélioration de l'intégration peut accélérer le calendrier pour qu'un nouveau partant devienne productif.

Travailler avec un fournisseur de programme de services gérés (MSP) professionnel peut simplifier le processus d'embauche. Le soutien externalisé peut alléger le fardeau de vos équipes internes. Cette approche permet à votre équipe de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, améliorant ainsi la productivité dans plusieurs flux de travail.

Les services MSP de fournisseurs comme Hays pourraient aider à résoudre la crise de productivité dans votre organisation.

Adopter une approche à plusieurs volets pour améliorer la productivité en milieu de travail

Il existe de nombreuses façons d'améliorer la productivité des entreprises. La meilleure approche pour votre entreprise dépendra des besoins et des attentes de vos employés.

Qu'il s'agisse d'automatisation, d'externalisation, de révision des rôles et des responsabilités ou de l'adaptation aux milieux de travail, les employeurs doivent oublier leurs anciennes habitudes. Augmentez plutôt la productivité grâce à un large éventail de facteurs pour maximiser leurs effets sur le personnel, la productivité et le rendement.

Lisez d'autres conseils sur la façon d'améliorer la productivité de l'entreprise:

• L'IA dans le recrutement: comprendre l'impact
• Technologie des RH: Innovations dans les programmes de MSP