Adjoint(e) de projets

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  • Type demploi

    Permanent
  • Lieu

    Boucherville
  • Profession

    Construction Et Immobilier
  • Industrie

    Construction
  • Paie

    60 000$ à 75 000$

Adjoint(e) de projets - Boucherville – mode hybride

Sommaire
L’adjoint à la gestion de projet accompagne et supporte le chargé de projet dans l’administration des projets et les suivis documentaires avec les clients, professionnels, sous-traitants et fournisseurs.

Responsabilités
Opérations:
Accompagnement dans l’ouverture des projets
  • Préparer la documentation de début de chantier (cartable de début de chantier, programme de prévention (futur : préparé par responsable SST), impression de plan et devis, etc.);
  • Effectuer la gestion, tenir à jour et faire le suivi des dessins d’atelier et fiches techniques entrants et sortants et échantillons;
  • Effectuer l’ouverture, le classement et l'archivage des dossiers et documents;
  • Effectuer l’ouverture des chantiers auprès des institutions CCQ, CNESST, Mutuelle et/ou ACQ;
  • Effectuer les demandes de permis si requis;
  • Effectuer l’enregistrement de documents digitalisés et la reproduction de divers documents volumineux sur photocopieurs;
  • S'assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet:
  • Émettre et conserver à jour la liste des intervenants, des sous-traitants, des fournisseurs et des professionnels;
  • Assurer la conformité de la documentation reçue/demandée lors de l’émission du bon de commande;

Accompagnement dans l’exécution des projets
Facturation
  • S’assurer d’obtenir la ventilation du contrat du sous-traitant et faire valider celle-ci par le chargé de projet.
  • Préparer la demande de paiement à zéro de concert avec le Directeur de projet et le chargé de projet; (pré-projet)
  • Assurer l’obtention des demandes de paiement des sous-traitants selon les exigences du contrat;
  • Préparer la demande de paiement mensuelle progressive;
  • Faire le suivi avec l’architecte pour l’émission du certificat de paiement mensuel;
  • Assurer un suivi avec le donneur d’ouvrage afin d’obtenir les paiements dans les délais contractuels;
  • Assister le chargé de projet dans la création des avis de changement à présenter au client et les classer dans les dossiers et maintenir les tableaux à jour;
  • Faire le suivi des demandes de changements, directives et questions techniques, etc.;
  • Transmettre les avis de changements aux sous-traitants concernés, selon les demandes du chargé de projet;

Documentation générale
  • Supporter et accompagner les chargés de projets dans l’utilisation et le suivi documentaire de leurs projets;
  • Supporter et coordonner avec les équipes projets pour le dépôt, archivage et transmission de la documentation de projet;
  • Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement du projet;
  • Compiler et mettre à jour les informations du projet sur des chiffriers Excel;
  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction;
  • Tenir à jour la salle de plan numérique;
  • Assister le chargé de projet pour le volet demande de MDO;
  • Participer au volet communicatif de l’échéancier / P3S selon les besoins;

Accompagnement dans la fin des projets:
  • Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
  • Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
  • Assurer la finalité du dossier du projet (ménage au serveur et Maestro – ODC, bordereaux, etc…);
  • Déplacer le projet dans facturation (au serveur);

Santé et sécurité :
  • Coordonner et transmettre la documentation de la Santé et sécurité aux parties prenantes.

Systèmes d’information :
Maîtrise et développement du logiciel Smart Use et/ou dreeven
Maitrise et développement du progiciel Maestro technologie

Expérience et formation requise
  • 3-5 ans d’expérience en tant qu’adjointe de projet en construction
  • 3-5 ans d’expérience dans la construction/rénovation institutionnelle
  • Diplôme études collégiales ou toute formation pertinente
  • Connaissance de Maestro technologies (atout)
  • Maîtrise des systèmes exploitation Windows et des logiciels associés
Compétences
  • Capacité d’inspirer, de motiver et d'autonomiser les équipes pour atteindre l'excellence;
  • Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d'interagir efficacement avec les parties prenantes diverses à tous les niveaux;
  • De solides compétences organisationnelles, avec la capacité de prioriser les tâches, de gérer plusieurs projets simultanément et de respecter les délais;
  • Une capacité démontrée à naviguer et à résoudre des problèmes et des conflits complexes, en se concentrant sur la recherche de solutions pratiques;
  • Excellent sens de l’autonomie;
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.


#LI-DNI

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