Property Administrative Assistant (Commercial Real Estate)
JOB_53568711122135Job type
PermanentLocation
MontréalProfession
Immobilier Et Gestion Des InstallationsIndustry
ImmobilierPay
50k-60k
Property Administrative Assistant | Commercial Real Estate | Downtown Montreal | Hybrid
Property Administrative Assistant | Commercial Real Estate | Downtown Montreal | Hybrid
Your New Company
Hays is proud to partner with a major Canadian landlord who is looking to recruit for the role of Lease Administrator. Continuing its expansion and acquiring new properties across the country, they are always looking for talented, adaptable, energetic and passionate individuals who enjoy working in a fast-paced environment.
Your new role
- Provide administrative support to the Operations Management Team in the day-to-day operations of the properties
- Prepare and distribute correspondence to contractors, suppliers, tenants, etc,
- Prepare service contracts in collaboration with the respective management team member and process to the relative parties and accounting
- Maintain the service contract public folder for all properties with current service contracts in place and maintain the respective property service contract summary
- Assist the Operations Management Team in the maintenance of the Agenda of Work spreadsheets for the properties
- Assist the Lease Administrator with the upkeep and maintenance of the tenant emergency contact list, tenant insurance certificate files, among other tasks, etc
- Issue purchase orders & obtaining approvals based on the company protocol and procedures
- Preparing, coding and verification of accounts payable, and subsequently updating the operations budget
- Assist in the preparation of the annual operations budget in conjunction with the Operations Management Team
- Updating of property emergency contacts and emergency evacuation/fire drill contacts for the Tenants of the buildings located within the portfolio
- Assist in the coordination and execution of the annual emergency evacuation fire drills and assist the Operations Management Team in the preparation of the subsequent summary report following an evacuation exercise
- Provide backup assistance in the absence of the Tenant Coordinator with the TGR platform response (The Good Register), when necessary
- Set-up and maintain a filing system for operations based on protocols and procedures
What you'll need to succeed
To succeed in this role, you will have a minimum of 1 year in commercial real estate, strong attention to detail, high level of organization, is a team player, and are bilingual (EN/FR)
What you'll get in return
In return you will receive a competitive salary up to 60k, hybrid working environment, 2-3 weeks vacations, group insurance, 5 days PTO and opportunities for growth within a well established national employer.
What you need to do now
If you're interested in this role, click 'apply now' to forward an up-to-date copy of your CV, or call us now.
If this job isn't quite right for you but you are looking for a new position, please contact us for a confidential discussion on your career.
Adjoint(e) administratif(ve) – Immobilier commercial | Centre-ville de Montréal | Hybride
Votre nouvelle entreprise
Hays est fier de s’associer à un important propriétaire canadien qui souhaite recruter pour le poste d’administrateur(trice) de baux. En pleine expansion et acquisition de nouvelles propriétés à travers le pays, cette entreprise recherche des personnes talentueuses, adaptables, dynamiques et passionnées, qui aiment travailler dans un environnement stimulant.
Votre nouveau rôle
- Fournir un soutien administratif à l’équipe de gestion des opérations dans les activités quotidiennes des immeubles
- Préparer et distribuer la correspondance aux entrepreneurs, fournisseurs, locataires, etc.
- Préparer les contrats de service en collaboration avec le membre de l’équipe de gestion concerné et les transmettre aux parties et à la comptabilité
- Maintenir le dossier public des contrats de service pour toutes les propriétés et mettre à jour le sommaire des contrats de service par immeuble
- Assister l’équipe de gestion des opérations dans la mise à jour des tableaux de suivi des travaux
- Assister l’administrateur(trice) des baux pour la mise à jour de la liste des contacts d’urgence des locataires, des certificats d’assurance, et autres tâches connexes
- Émettre des bons de commande et obtenir les approbations selon les protocoles et procédures de l’entreprise
- Préparer, coder et vérifier les comptes fournisseurs, puis mettre à jour le budget des opérations
- Participer à la préparation du budget annuel des opérations avec l’équipe de gestion
- Mettre à jour les contacts d’urgence et les informations pour les exercices d’évacuation/incendie des locataires des immeubles du portefeuille
- Assister à la coordination et à l’exécution des exercices annuels d’évacuation incendie et préparer le rapport sommaire après chaque exercice
- Fournir un soutien en l’absence du coordonnateur des locataires pour la plateforme TGR (The Good Register), au besoin
- Mettre en place et maintenir un système de classement pour les opérations selon les protocoles et procédures
Ce qu’il vous faut pour réussir
Pour réussir dans ce rôle, vous devez avoir :
- Minimum 1 an d’expérience en immobilier commercial
- Grande attention aux détails et sens de l’organisation
- Esprit d’équipe
- Bilinguisme (FR/EN)
Ce que vous obtiendrez en retour
Un salaire compétitif pouvant aller jusqu’à 60 000 $, un environnement de travail hybride, 2 à 3 semaines de vacances, assurance collective, 5 jours de congés personnels et des opportunités d’évolution au sein d’un employeur national bien établi.
Ce que vous devez faire maintenant
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Si ce poste ne correspond pas tout à fait à vos attentes mais que vous recherchez une nouvelle opportunité, contactez-nous pour une discussion confidentielle sur votre carrière.
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Property Administrative Assistant (Commercial Real Estate)JOB_535687111221352025-11-142026-02-13
Talk to Steven Lopresti, the specialist consultant managing this position
Located in Montreal (EN), Suite 850, 1555 Peel StTelephone: 5147640977JOB_53568711122135