Votre nouveau poste

Soutien administratif

• Accueillir les visiteurs et être le premier point de contact pour les locataires, les fournisseurs et les clients.

• Préparer les lettres, rapports et autres documents nécessaires.

• Tenir à jour les systèmes de classement (physiques et numériques) des renouvellements, modifications, résiliations et cessions de baux, et veiller à ce que les dossiers soient toujours à jour.

• Gérer et organiser les attestations d'assurance des locataires, les assurances des fournisseurs et tous les documents nécessaires.

• Participer à la préparation des rapports, présentations et communications aux locataires.

• Participer aux commandes de fournitures de bureau et à la gestion des stocks, selon les besoins.

• Assurer le suivi de la documentation auprès des locataires.

• Effectuer toute autre tâche administrative et participer à des projets spéciaux.

Comptes Payables

• Saisie complète des codes comptables.

• Respect du plan comptable et du budget annuel.

• Communiquer avec le personnel comptable et les fournisseurs/prestataires/entrepreneurs, selon les besoins.

• S'assurer que les copies des factures sont effectuées et classées de manière à être facilement accessibles.

• S'assurer que les paiements aux fournisseurs de services (Bell, Rogers et autres services publics) sont traités rapidement et dans les meilleurs délais.

• Créer et gérer les listes de fournisseurs et d'entrepreneurs.

• S'assurer de l'approbation de toutes les factures.

• Transmettre les factures originales au comptable désigné pour paiement une fois approuvées et codées.

• S'assurer que toutes les factures comportent un numéro de bon de commande, le cas échéant.

• S'assurer de l'utilisation du grand livre général approprié.

• Répondre aux demandes des fournisseurs rapidement et avec courtoisie.

• S'assurer de l'exactitude des informations relatives aux fournisseurs (coordonnées, numéros de téléphone, adresse courriel, etc.).

Comptes Clients / Recevables :

• Préparer et déposer tous les chèques.

• Préparer les lettres de mise en demeure, au besoin, conformément aux conditions et assurer le suivi.

• Copier, distribuer et examiner les rapports de comptes clients avec le gestionnaire.

Loyers :

• Recueillir les chiffres de vente des locataires commerciaux et les saisir dans Yardi.

• Produire des rapports mensuels sur les loyers variables.

• Tenir à jour les informations relatives aux locataires.

Avis de location aux locataires :

• Aider à la révision, la photocopie, la distribution et le classement des avis

• Les avis doivent être envoyés selon les directives de la direction

Saisie, création et vérification des bons de commande :

• S’assurer que des bons de commande sont émis pour les travaux de service et sur demande

• Suivre tous les bons de commande émis

Les qualifications demandées

• Formation postsecondaire en administration des affaires souhaitable.

• La connaissance du logiciel comptable Yardi serait un atout.

• Expérience en administration de gestion immobilière.

• Expérience en comptabilité clients, comptes fournisseurs, charges à payer et relations avec les locataires.

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, tant en français qu'en anglais.

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans le secteur immobilier.

• Maîtrise de Word, Excel et de la suite Microsoft Office.

Que faire si ce poste vous intéresse?

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#LI-DNI