Notre client est une société de gestion immobilière reconnue sur le marché par son expertise prouvée en gestion complète de leur immeubles, incluant la location d’espaces, l’aménagement, la construction et l’entretien.
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RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Préparer les bons de commandes et traiter les factures des fournisseurs de services, renouveler certains contrats de services et préparer les courus en suivant les budgets d’exploitation.
• Coordonner les projets d’entretien ponctuels des locataires (lavage des tapis, entretien des unités d’induction, etc..).
• Préparer les soumissions aux locataires pour petits travaux et/ou entretiens supplémentaires.
• Préparer les bons de commandes et traiter les factures pour les projets d’immobilisation, suivre la facturation tout au long des projets.
• Assister les directeurs dans la préparation des budgets annuels ainsi que l’analyse des écarts mensuels.
• Coordonner certains entretiens et projets récurrents pour l’immeuble (Transition tapis hiver/été, décoration Noël, entretien paysager, déneigement, etc..).
• Maintenir à jour et obtenir les certificats d'assurances locataires et fournisseurs aux dates de renouvellement.
• Mettre à jour les listes des locataires, contacts d’urgences, listes d'expédition par courriel).
• Préparer et envoyer les communiqués aux locataires (travaux, urgence, congés, fermeture, etc..).
• Gérer et commander les fournitures de bureau.
• Compiler la Petite Caisse et les comptes de dépenses des Directeurs, soumettre pour paiement.
• Supporter le directeur immobilier dans les inspections d’entretien ménager hebdomadaires.
• Suivre les espaces vacants pour crédits d’entretien ménager.
• Aider à l’organisation des événements locataires.
• Participer au processus des différentes certifications environnementales et faire le suivi de la documentation.
• Prendre connaissance des ententes de location.
• Exécuter toutes autres tâches connexes.

EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toutes autres formations jugées pertinentes.
• Minimum 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
• Expérience dans le secteur immobilier est un atout considérable.
• Bilinguisme à l’oral et l’écrit (français/anglais).
• Orienté service à la clientèle.
• Débrouillardise et polyvalence.
• Proactivité et flexibilité.
• Travail en autonomie.
• Excellentes aptitudes en communication.
• Très bonne maîtrise de la suite Office.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS

• Un environnement de travail accueillant et convivial;
• Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels ;
• Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
• Une ouverture aux nouvelles idées.

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